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O que é o ERP? Principais recursos do sistema de planejamento empresariais

O que é ERP

Toda organização gerencia pessoas, compra produtos e serviços, vende (ou distribui) algo e recebe por isso. A maneira como cada atividade é tratada varia, mas cada empresa executa essas funções básicas. Na maioria dos casos, é mais eficaz lidar com esses processos por meio de uma plataforma de software integrada do que por meio de vários aplicativos que nunca foram projetados para funcionar em conjunto. É aí que entram os sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP).

Embora os ERPs tenham sido originalmente projetados para empresas de manufatura, eles se expandiram para indústrias de serviços, ensino superior, hospitalidade, assistência médica, serviços financeiros e governo. Cada uma das indústrias tem suas peculiaridades. Por exemplo, o ERP governamental usa CLM (Contract Lifecycle Management) em vez de compras tradicionais e segue regras contábeis do governo em vez de GAAP. Os bancos têm processos de liquidação de back-office para reconciliar cheques, cartões de crédito, cartões de débito e outros instrumentos

O que é o ERP?

O ERP é um software que padroniza, simplifica e integra os processos de negócios em finanças, recursos humanos, aquisição, distribuição e outros departamentos. Normalmente, os sistemas ERP operam em uma plataforma de software integrada usando definições de dados comuns operando em um único banco de dados.

Histórico de ERP

Em 1990, a Gartner criou o termo ERP para descrever a evolução do planejamento de necessidades de materiais (MRP) e o planejamento de recursos de manufatura (MRP II) à medida que se expandiram além da fabricação para outras partes da empresa, geralmente finanças e RH.

Os sistemas ERP evoluíram rapidamente durante a década de 1990 em resposta ao ano 2000 e à introdução do euro. A maioria das empresas considerava o Y2K e o Euro como o custo de fazer negócios, e os ERPs forneciam uma maneira econômica de substituir sistemas antigos e múltiplos por um pacote padronizado que também poderia abordar esses problemas.

Para que se utiliza um sistema ERP?

Os sistemas ERP melhoram a eficiência e a eficácia da empresa ao:

  • Integrando informações financeiras.   Sem um sistema integrado, departamentos individuais, como finanças, vendas e assim por diante, precisam confiar em sistemas separados, cada um dos quais provavelmente terá números diferentes de receita e despesa. Os funcionários em todos os níveis acabam perdendo tempo conciliando números em vez de discutir como melhorar a empresa.
  • Integrando pedidos . Um ERP coordena a ordem, fabricação, estoque, contabilidade e distribuição de pedidos. Isso é muito mais simples e menos propenso a erros com um único sistema do que com uma série de sistemas separados para cada etapa do processo.
  • Fornecendo insights das informações do cliente . A maioria dos ERPs inclui ferramentas CRM de gerenciamento de relacionamento com clientes para rastrear todas as interações com os clientes. O acoplamento dessas interações com informações sobre pedidos, entregas, devoluções, solicitações de serviços etc. fornece informações sobre o comportamento e as necessidades do cliente.  
  • Padronização e agilização de fabricação . Empresas de manufatura, especialmente aquelas com apetite por fusões e aquisições, geralmente descobrem que várias unidades de negócios fazem widgets semelhantes usando métodos e sistemas de computador diferentes. Os sistemas ERP podem padronizar e automatizar processos de fabricação e suporte. Essa padronização economiza tempo, aumenta a produtividade e reduz a contagem de cabeças.
  • Padronizando informações de RH . Muitas empresas, especialmente aquelas com várias unidades de negócios, não têm uma maneira simples de se comunicar com os funcionários sobre benefícios ou para rastrear as horas e despesas dos funcionários. Um sistema ERP, com um portal de autoatendimento, permite que os funcionários mantenham suas próprias informações pessoais, facilitando relatórios de tempo, controle de despesas, solicitações de férias, agendamento, treinamento etc. Integrando informações, como diplomas avançados, certificações e trabalho experiências, em um repositório de RH, os indivíduos com capacidades específicas podem ser mais facilmente correspondidos a atribuições em potencial.
  • Padronização de compras . Na ausência de um sistema integrado de compras, analisar e acompanhar as compras em toda a empresa é um desafio. Grandes empresas geralmente descobrem que diferentes unidades de negócios compram o mesmo produto, mas não recebem o benefício de descontos por volume. As ferramentas de aquisição de ERP agrupam as equipes de compras para negociações de fornecedores, identificando fornecedores, produtos e serviços amplamente utilizados.
  • Facilitando envio de obrigações fiscais . Os sistemas ERP podem melhorar muito a capacidade de uma organização de registrar os relatórios necessários para as regulamentações fiscais, entre finanças, RH e cadeia de suprimentos.

Quais são os benefícios dos sistemas ERP?

O ERP melhora o desempenho dos negócios de várias maneiras. Especificamente:

  • Eficiência interna . O funcionamento correto dos sistemas ERP permite que as empresas reduzam o tempo necessário para concluir praticamente todos os processos de negócios.
  • Melhor tomada de decisão . Os ERPs promovem a colaboração por meio de dados compartilhados organizados em torno de definições de dados comuns. Os dados compartilhados eliminam o desperdício de tempo discutindo a qualidade dos dados e permitem que os departamentos gastem seu tempo analisando dados, tirando conclusões e tomando melhores decisões. A tomada de decisão mais eficaz equilibra a orientação central com alguma autonomia local. O comando e o controle centrais raramente respondem às necessidades locais, enquanto a autonomia de campo total impede a coordenação em toda a empresa. Dados compartilhados e processos de negócios comuns permitem que as decisões sejam tomadas dentro dos parâmetros da matriz pelos indivíduos mais próximos da situação.
  • Maior agilidade. Padronização e simplificação resultam em menos estruturas rígidas. Isso cria uma empresa mais ágil que pode se adaptar rapidamente, aumentando o potencial de colaboração.
  • Segurança reforçada . Embora uma base de dados centralizada com dados corporativos seja um grande alvo, é mais fácil protegê-la do que os dados espalhados por centenas de servidores em gabinetes ou sob as mesas. É particularmente difícil se a equipe de segurança não estiver ciente do servidor ou se contiver dados corporativos.

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