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Implementação de ERP: os 5 principais passos

Implementação de ERP: os 5 principais passos 1

1. Obter aprovação

O primeiro passo é obter aprovação formal para gastar dinheiro e direcionar a equipe para implementar o ERP. O patrocinador executivo supervisiona a criação de qualquer documentação necessária para aprovação. Este documento, geralmente chamado de business case , normalmente inclui o seguinte:

  • Definição de problema
  • Descrição dos objetivos e escopo do programa
  • Suposições
  • Custos de implementação
  • Cronograma de implantação
  • Riscos de desenvolvimento e operacionais
  • Benefícios projetados

Uma vez que o business case esteja completo, o grupo apropriado de executivos seniores deve autorizar a implementação do ERP a prosseguir.

2. Planeje o programa

A linha de tempo criada para o business case deve ser refinada em um plano de trabalho mais completo. As etapas a seguir precisam ser concluídas:

  • Finalize os membros da equipe . Indivíduos internos chave devem ser identificados pelo nome. Outro pessoal necessário deve ser identificado por função. Parceiros externos precisam ser selecionados. Parceiros típicos incluem: especialistas em implementação de ERP, especialistas em gerenciamento de mudança de organização e especialistas técnicos.
  • Contratos completos. Contratos para novos softwares, tecnologias e serviços devem ser finalizados
  • Planeje atualizações de infra-estrutura. Os sistemas ERP no local frequentemente exigem processadores mais rápidos, armazenamento adicional e comunicações aprimoradas. Algumas organizações podem minimizar as atualizações de infraestrutura usando um ERP na nuvem. Mas mesmo os ERPs em nuvem podem exigir atualizações de infraestrutura.
  • Crie um plano de trabalho e cronograma . Tarefas, dependências, recursos e tempo precisam ser feitos o mais específico possível.

3. Configure o software.

Esta é a maior e mais difícil fase. Os principais passos incluem:

  • Analise as lacunas. Entender as lacunas nos processos de negócios atuais e nos aplicativos de suporte ajuda a equipe do projeto a determinar como alterar os processos de negócios para se adequar ao software.
  • Configurar parâmetros   Os parâmetros no software ERP são definidos para refletir os novos processos de negócios.
  • Conclua a programação necessária . Idealmente, nenhuma alteração é necessária para o software ERP. No entanto, alguma programação pode ser necessária para interfaces com outros sistemas ou para migração de dados.
  • Migrar dados.   A equipe padroniza as definições de dados e examina os arquivos existentes para integridade, qualidade e redundância dos dados. Por fim, os dados existentes são limpos e migrados para o novo ERP.
  • Sistema de teste.   O sistema é testado para garantir que ele ofereça a funcionalidade necessária e a capacidade de resposta exigida.
  • Sistema de documentos.   A documentação funcional e técnica necessária é criada. Normalmente, o fornecedor tem documentação que pode ser adaptada aos padrões corporativos.
  • Atualize a infraestrutura. Conclua todas as atualizações necessárias.

4. Implemente o sistema

Antes da transição final, quando o novo sistema está em produção, várias atividades precisam ser concluídas. Esses incluem:

  • Treinar pessoal.   Todos os funcionários precisam ser treinados para operar o sistema e receber direitos de acesso.
  • Planeje o suporte.   Uma equipe de suporte será necessária para responder a perguntas e resolver problemas após o funcionamento do ERP.
  • Teste o sistema.   O novo sistema deve ser totalmente testado para garantir que seja seguro, responsivo e forneça a funcionalidade descrita no caso de negócios.
  • Faça a decisão “Go live”. Uma vez que o patrocinador executivo esteja confiante de que o novo ERP está pronto, a empresa precisa mudar do sistema antigo para o novo.

5. Estabilize o sistema  

Após a implantação de ERP, a maioria das organizações experimenta uma queda no desempenho dos negócios, à medida que a equipe aprende novas funções, ferramentas, processos de negócios e métricas. Além disso, os dados importados e os gargalos de infraestrutura causarão interrupções. Todos impõem uma bolha de carga de trabalho na equipe de implantação e suporte do ERP.

Quais são os custos ocultos do ERP?

Os quatro fatores que são comumente subestimados durante o planejamento do projeto incluem:

  • Mudança no processo de negócios.   A maioria das pessoas se contenta em trabalhar no ambiente atual, a menos que seja um analista de sistemas ou trabalhe para uma empresa diferente com sistemas melhores. Quando as equipes veem os resultados de suas melhorias, a maioria se sente fortalecida e busca melhorias adicionais. O sucesso gera sucesso, muitas vezes consumindo mais tempo do que o orçado originalmente.
  • Organização de gerenciamento de mudanças . Embora as melhorias de processo tornem as empresas mais eficientes e eficazes, a mudança cria incerteza em todos os níveis da organização. Um programa formal de gerenciamento de mudanças na organização reafirma a equipe e ajuda-os a aceitar as mudanças. Com muitos executivos não familiarizados com as nuances do gerenciamento de mudanças na organização, o esforço é facilmente subestimado.
  • Migração de dados. Antes de uma implementação de ERP, as empresas freqüentemente têm bancos de dados sobrepostos e regras de edição fracas. A edição mais precisa exigida com um sistema ERP aumenta o tempo de migração de dados. O tempo necessário é fácil de subestimar, principalmente se todas as fontes de dados não puderem ser identificadas.
  • Código personalizado. Embora as empresas tenham ERPs customizados por anos, continua sendo uma prática ruim. A personalização aumenta significativamente o custo de implementação, pois os usuários exigem recursos adicionais. Ele anula a garantia; problemas relatados ao fornecedor devem ser reproduzidos em software não modificado. Isso torna as atualizações difíceis; O código personalizado geralmente requer alterações sempre que o fornecedor emite uma nova versão. Finalmente, a maioria das empresas subestima o custo; Mesmo as empresas que estimam o custo inicial raramente incluem o custo de migrar para novos lançamentos.

Por que os projetos de ERP falham

Os projetos de ERP falham por muitos dos mesmos motivos pelos quais outros projetos falham. A causa mais comum é um Patrocinador executivo ineficaz que não pode exigir respeito em toda a organização, não está interessado no projeto ou é distraído por outras responsabilidades. Outras maneiras de falhar incluem metas do programa mal definidas, gerenciamento de projetos fraco, recursos inadequados e limpeza de dados inadequada.

Existem várias causas de falha que estão intimamente ligadas aos ERPs. Especificamente:

  • Seleção de pacote inadequada. Os ERPs, particularmente os ERPs de Nível I, são muito complexos, com muitas opções. Muitas empresas acreditam que um ERP Nível I é, por definição, “o melhor” para todas as empresas. Na realidade, apenas empresas globais muito grandes usarão mais do que uma pequena porcentagem da funcionalidade disponível em um ERP Camada I. Empresas que não são complexas o suficiente para justificar a Camada I, podem achar a implementação atrasada pela sobrecarga de recursos. Por outro lado, grandes empresas globais podem achar que os ERPs Nível II ou Nível III não possuem recursos suficientes para operações globais complexas.
  • Resistencia interna. Embora qualquer novo programa possa gerar resistência, isso é mais comum com os ERPs. As unidades de negócios remotas frequentemente vêem a padronização financeira ou outra, imposta por um ERP como um esforço da matriz, para aumentar o controle sobre o campo. Mesmo com uma campanha ativa para explicar os benefícios do novo sistema, não é incomum encontrar pessoas no campo reduzindo a implementação tanto quanto possível.

Mesmo os grupos que apóiam o ERP podem ficar desencantados se a equipe de implementação fornecer um suporte deficiente ou for percebida como sendo rude ou indiferente. Os apoiantes desencantados podem tornar-se críticos ferozes quando sentem que foram dados como garantidos e não receberam apoio adequado.

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